始终必备
几乎每一票商业货物都需要随附以下单据。
- 商业发票 —— 买卖双方、HS 编码、品名、数量、单价与总值、币种、含指定地点的贸易术语、原产国。
- 装箱单 —— 箱数、净重与毛重、尺寸、唛头与件号。
- 运输单据 —— 海运提单、空运单或公路运单（CMR）。
- 采购订单或销售合同 —— 其余单据必须与之相符的商业依据。
通常需要
由海关、买方银行，或依据优惠贸易协定要求提供。
- 原产地证；在贸易协定可降低关税时提供优惠原产地证。
- CIF 与 CIP 条件下的保险单。
- 买方或目的地要求时的检验或检测证书。
视货物种类而定
产品类别决定其余单据。
- 植物及植物产品的植物检疫证书；食品与动物产品的卫生证书。
- 目的地市场要求时的清真证书。
- 危险品申报单与安全数据表（MSDS）。
- 实木包装的熏蒸证书（ISPM 15）。
- 目的地实行装运前符合性认证时的进口许可或符合性证书。
一致性规则
所有单据必须显示相同的收货人、相同的品名、相同的数量与相同的金额。装箱单重量与提单不符是引发查验的常见原因。请在货物起运前解决不一致，而不是到了口岸再处理。
在信用证项下，单据就是交易
银行凭单据付款，而不是凭货物。装运前逐条阅读信用证条款，并严格照抄措辞，包括当事人名称的拼写与所需份数。